נניח ואדם פלוני מגיע למשרד ממשלתי עם תעודה שמקורה בארץ אחרת. פקידי הממשל של המדינה אליה הגיע יודעים לזהות האם תעודה שהונפקה בארצם היא תעודה מקורית או לא – הם יודעים אילו חותמות אמורות להיות על התעודה, אילו חתימות והיכן, מה השדות שמופיעים ומה הכיתוב הנכון, אבל איך ידעו אם התעודה הונפקה במקום אחר? הדברים אף סבוכים יותר כאשר התעודה מגיעה מתורגמת לשפה שהם מבינים כי אז החשש הוא כפול – לא רק לבדוק כי התעודה היא אכן תעודה מקורית ורשמית אלא גם צריך לבדוק כי התרגום מדויק ונכון ומשקף את הכתוב בתעודה המקורית.

מה היו עושים לפני שנת 1961?

עד לשנת 1961 כאשר אדם היה נדרש להציג תעודה שהונפקה במדינה אחת בפני הרשויות במדינה אחרת היה עליו לצאת למסע אימות התעודות. המסע החל במשרד החוץ של המדינה שבה התעודה הונפקה. משרד החוץ היה בודק את התעודה ותמורת תשלום עמלה היא מאשר כי מדובר בתעודה מקורית ואמינה שהונפקה על ידי אותה המדינה. הדבר לא היה לגמרי פשוט כי האישור הנדרש עבור כל מדינה ומדינה היה שונה והיה צורך להתאים את האישור שניתן למדינה אליה התעודה הייתה מיועדת.

המסע לא נגמר כאן ועם התעודה המקורית והאישור אותו אדם היה הולך לנוטריון על מנת לתרגם את התעודה. הנוטריון היה מתרגם את התעודה ומצרף לאישור משרד החוץ אישור משלו לנכונות התרגום, אישור החתום בחותמת נוטריון רשמית. עם התעודה, התרגום וזוג האישורים האדם היה ממשיך במסעו והפעם מבקר בשגרירות המדינה אליה התעודה מיועדת. אנשי השגרירות, אשר מן הסתם מכירים לעומק יותר הן את השפה המקומית והן את התעודות הרשמיות שהמדינה בה הם משרתים מוציאה היו בוחנים גם הם את התעודה המקורית ואת התרגום ונותנים אישור משלהם לתעודה, האישורים והתרגום. רק לאחר המסע המפרך הזה יכול היה האדם להגיע למשרדים אליהם התעודה הייתה מיועדת במדינה השנייה, להציג את התעודה התרגום וכל האישורים הנלווים ולקוות כי הכל תקין וכי פקידי המשרד יקבלו את התעודה ותרגומה כתקינים וחוקיים.

האמנת האג 1961

בשנת 1961 ישבו אוסף רב של מדינות וחשבו כיצד ניתן ליעל את התהליך.  ייעול התהליך למעשה נתן תוקף בינלאומי למעמדם של הנוטריונים. ההגיון מחייב כי נוטריון, האדם שאמור לייצג את החוק והסדר ולשמור על כך שחוקי וכללי מילוי התעודה ישמרו: יכיר את התעודות המונפקות בארץ בה הוא עובד וכי במידה ואותו הנוטריון גם תרגם את התעודה, מטבע הדברים הם כי התרגום נכון ומדויק ומקפיד על אותם פרטים להם יש חשיבות משפטית רבה במיוחד דוגמת שמות של אנשים, מקומות, תאריכים, חותמות וחתימות. למעשה כל שנותר על מנת להבטיח כי התעודה המתורגמת היא תעודה רשמית ומקורית היא להבטיח כי הנוטריון הוא אכן נוטריון בפועל, כזה אשר קיבל אסמכה מהמדינה לתת את האישורים שהוא נותן.

לאישור הזה, זה אשר מעיד על היות הנוטריון רשמי, חוקי וכשיר קראו חותמת אפוסטיל. היו מדינות שאמרו כי עבודת הנוטריון הכוללת את אימות תרגום המסמך לאו דווקא מעידה על מקוריותו של המסמך או התעודה שתורגמו על ידיו ולכן נשארה גם האפשרות לאמת את התעודה המקורית במשרד החוץ של המדינה אשר הנפיקה את התעודה. על מנת לפשט את התהליך הזה, מכלול האישורים האינדיבידואלים עבור כל מדינה ומדינה אוחדו לכלל חותמת אפוסטיל של משרד החוץ

לא כל המדינות חתמו על האמנת האג 1961 ועבור אותן המדינות שלא חתמו אז ואף לא הצטרפו מאז להאמנה, ההליך הארוך והמסורבל של אימות ותרגום תעודות ומסמכים במעבר ממדינה למדינה עדיין מיושם. כיום, מרבית המדינות חתומות על האמנה זו וחלקן, דוגמת קנדה שאינה חתומה – הן בתהליכי הצטרפות.

ההבדל בין חותמת אפוסטיל של משרד המשפטים ושל משרד החוץ

חותמת אפוסטיל של משרד המשפטים מסתכלת על התעודה עצמה ובודקת שהיא תעודה מקורית לארץ שבו הונפקה. התהליך בישראל הוא מעט סבוך יותר כיוון שבישראל משרד החוץ מאשר מספר תעודות רק לאחר החתמתן כמקוריות במשרדי הממשלה השונים הרלוונטיים להן. לדוגמה, על מנת לקבל חותמת אפוסטיל של משרד החוץ על תעודת בגרות – יש קודם להחתים את משרד החינוך על היות התעודה מקורית ונכונה. דוגמה נוספת היא כאשר רוצים לקבל חותמת אפוסטיל על תעודת נישואין שהונפקה בארץ, ראשית יש להחתים את הרבנות על כך שתעודת הנישואין כשרה.

חותמת אפוסטיל של משרד המשפטים שונה ואינה מתייחסת למעשה לתעודה או למסמך כלל אלא לעבודתו של הנוטריון שטרח ותרגם את התעודה. על מנת שאישורו של הנוטריון על נכונות התרגום יהיה תוקף בינלאומי, על מדינת ישראל לאשר כי הנוטריון עצמו הוא בעל אישור, ובדיוק לצורך כך נועדה חותמת אפוסטיל של משרד המשפטים – שאותה ניתן לקבל בבתי המשפט ברחבי הארץ.

מתי יש צורך ובאיזו חותמת אפוסטיל?

מרבית המדינות ידרשו חותמת אפוסטיל על תעודות שהונפקו במדינות זרות כאשר במרבית המקרים המדינות יסתפקו בחותמת אפוסטיל של בית המשפט. ישנם מקרים מסוימים בהם חותמת זו אינה מספיקה. מדובר באותם המקרים בהם המדינה אליה התעודה או המסמך מיועדים דורשת במפורש חותמת אפוסטיל של משרד החוץ אם בשל חשש מפני זיופים המתרחשים או בשל דרישת המדינה אליה המסמכים מיועדים לעשות שימוש במתרגמים מוכרים בלבד שאינם בהכרח נוטריונים. עדיין, ניתן לקבל שירותי נוטריון של החתמה בחותמות אפוסטיל המתאימות גם עבור מסמכים ותעודות אלו.

במקרים קיצוניים ייתכן ותידרשנה שתי חותמות האפוסטיל – זו של משרד החוץ המעידה על תקינות ומקוריות התעודה וזו של משרד המשפטים המעידה על סמכויותיו של הנוטריון שעסק בתרגום התעודה.