מתוקף תפקידו מחויב נוטריון לשורה ארוכה של הגבלות. חוק הנוטריונים קובע במפורש מהם התנאים לביצוע פעולה נוטריונית. החוק אינו משאיר מקום לפרשנות או לספק לגבי חשיבות הפעולה הנוטריונית ומשמעותה המשפטית. על פי החוק, חל על הנוטריון איסור חמור להשתמש בסמכותו לטובת קרובים. נוטריון יכול לבצע פעולה רק אם היא לא ניתנת למען עצמו, קרובו, שותפו, עובדו או תאגיד הנמצא תחת שליטתו. בהקשר הזה כדאי לציין הוראה חופפת המופיעה בכללי האתיקה של הנוטריון, הנשענים על עקרונות דומים של מוסר ומקצועיות.

על פי חוק הנוטריונים מוגדר "קרוב" של נוטריון בתור בן זוג, הורה, הורה הורה, הורה בן-זוג, צאצא, צאצא בן-זוג ובני זוגם של כל אחד מאלה. גם אח, אחות ובני זוגם נחשבים קרובים ועבורם נוטריון אינו רשאי להשתמש באף אחד מבין סמכויותיו הנרחבות.

הוראות שר המשפטים

עוד קובע החוק את השכר שעל נוטריון לגבות ואת דרכי הביצוע בפועל של פעולה נוטריונית. שר המשפטים בישראל רשאי לקבוע בתקנות דרכים ותנאים בהם יבצע נוטריון פעולה נוטריונית, כאשר בין היתר הוא רשאי לקבוע הוראות בדבר שני נושאים מרכזיים. הנושא הראשון הוא בירור כשירותו המשפטית של המתייצב לפני הנוטריון לשם ביצוע פעולה. תחת הבירור יכול שר המשפטים להורות לנוטריון לבדוק האם אותו אדם מבין בצורה נכונה את משמעות הפעולה, את השלכותיה ואת מעמדה המשפטי.

הנושא השני אשר לגביו רשאי שר המשפטים לקבוע הוראות ספציפיות הוא ניהול רשומות. דרכי הביצוע של פעולה נוטריונית מחייבים רישום בצורה מסוימת. שר המשפטים רשאי לקבוע הוראות בדבר רישום על פעולות נוטריוניות, העתקים ממסמכים שעל הנוטריון לשמור ודרכי שמירה או משך זמן השמירה הנדרש עבור אלו.

הדרכים והתנאים לביצוע פעולה נוטריונית מתייחסים בצורה נפרדת אל כל אחד מסמכויות הנוטריון העיקריות. ישנם תנאים עבור אימות חתימה, אישור העתק, אישור נכונות של רשימת מצאי, אישור שאדם זכאי לחתום בשם זולתו, אישור תרגום ואישור חיים. תנאי כללי אחר אותו כדאי להזכיר הוא אי-ביול. על פי התנאי, נוטריון לא ישתמש בסמכותו לגבי מסמך שאינו מבויל כדין.

מניעת שינויים במסמך הנחתם על ידי נוטריון

חוק הנוטריונים ותקנות הנוטריונים מחדדים כל פרט קטן בנוגע לאישור של נוטריון. היות וחתימתו של נוטריון מהווה מסמך משפטי מחייב, יש צורך במתן מענה על שורת דרישות ארוכה מאוד בכל מקרה של שינויים במסמך.

על פי תקנות הנוטריונים, אסור לנוטריון לתת את אישורו על שינויים או ביטולים במתיחת קו שהוכנסו על מסמך לפני החתימה. רק לאחר שאותו אדם והנוטריון עצמו סימנו את השינויים והביטולים על ידי הוספת ראשי התיבות של שמותיהם, והנוטריון אף חותם בשולי המסמך על יד השינויים או הביטולים האמורים, ניתן לתת את החותמת הרשמית של הנוטריון.

מה מיוחד בחתימתו של נוטריון על מסמך?

על אף מאפיינים משותפים בין מניעת שינויים במסמך הנחתם על ידי נוטריון לבין מניעת שינויים במסמך הנחתם על ידי עורך דין, העיקרון המשפטי שונה לחלוטין. נוטריון הוא הגורם היחיד המוסמך על פי חוק לאמת, לאשר, להעיד ולערוך מסמכים משפטיים. חתימתו של הנוטריון נחשבת בעיני בית המשפט במקרים מסוימים כאישור למקוריותו של המסמך, היא מהווה אינדיקציה משפטית לזהותו של החותם עליו ואפילו משמשת בתור עדות לכך שהמסמך נחתם מרצונו החופשי והטוב של החותם. במילים אחרות, מניעת שינויים במסמך הנחתם על ידי נוטריון היא חלק בלתי נפרד מהשמירה על מעמדו המשפטי הרם והייחודי.

עוד על פי תקנות הנוטריונים, מסמך בו קיים מרחק בין הקטע האחרון של הנוסח לבין החתימות דורש העברת קו בדיו על ידי הנוטריון. הקו צריך לעבור דרך אותו חלק של המסמך ואליו הנוטריון אמור להוסיף את שמו. בסעיף קטן לאחר מכן מצוין כי במידה ויש בנוסח מסמך חלקים שנשארו אחרי החתימה על החלק, הנוטריון יסמן את העובדה או על ידי תיאורה בסוף האישור או על ידי הוספת הערה בשולי המסמך. את ההערה עליו להוסיף על ידי החלקים שנשארו על החלק "לא מולא בשעת מתן האישור" וזאת בליווי ראשי התיבות של שמו. עם זאת, שר המשפטים רשאי לפטור את תקנת משנה זו ממסמכים הנועדים לשימוש בחוץ לארץ.